Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là không hiệu quả và lãng phí thời gian. Để giảm bớt những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có vai trò rất quan trọng.
Bắt đầu cuộc họp
– Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người tham gia.
– Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
– Thiết lập các quy định:
+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật
– Thể hiện rằng bạn đánh giá cao các ý tưởng, ý kiến và câu hỏi của họ.
Điều khiển cuộc họp
– Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong cách bạn chia sẻ chúng.
– Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
– Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
– Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.
– Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
– Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
– Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
– Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.
Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao.
Tiếp tục…
– Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe.
– Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
– Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
– Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
– Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
– Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
– Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
Bế mạc
– Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
– Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ “họp” đến “làm”.
– Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
– Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
Sau cuộc họp…
– Đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải thiện?
– Lên kế hoạch sau cuộc họp.
– Sử dụng các ghi chép và ấn tượng của bạn, tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp. Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
– Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức.
– Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.
Để lại một bình luận