Trước sự đổi thay và phát triển không ngừng nghỉ của xã hội ngày nay, nếu không muốn bị bỏ lại phía sau, mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình các chiến lược, định hướng hoạt động lâu dài. Để làm được điều đó, thì việc xây dựng hệ thống quản lý là vô cùng cần thiết và cần được chú trọng. Vậy quản lý dự án là gì và quản lý dự án cần những yếu tố nào? Hãy cùng Đọc Ngẫm tìm hiểu trong bài viết bên dưới nhé!
Khái niệm quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là gì?
Để có thể nắm được khái niệm quản lý dự án, trước tiên bạn cần hiểu rõ dự án là gì. Một quá trình bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, được diễn ra trong một khoảng thời gian xác định, với sự tham gia của nhiều đối tượng, mục đích là hoàn thành mục tiêu đã đề ra ban đầu, thì được gọi là dự án. Và để một dự án đạt được thành công, doanh nghiệp cần lập ra bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể bao gồm thời gian cho từng công đoạn trong dự án, chi phí tối thiểu/tối đa cũng như nguồn lực cần thiết để dự án vận hành tốt nhất.
Từ đó có thể suy ra được, quản lý dự án là việc áp dụng các kỹ năng, kiến thức và công cụ kỹ thuật, để hình thành nên phương pháp nhằm hiện thực chiến lược, thực hiện một chuỗi các hoạt động nhằm đáp ứng và hoàn thành mục tiêu đề ra của dự án, trong phạm vi thời gian, nguồn lực và tài chính giới hạn. Thêm vào đó, việc quản lý cần dựa vào tính chất và đặc thù dự án để có thể đưa ra quy trình và phương án phù hợp. Một khi được quản lý hiệu quả, dự án sẽ nhanh chóng hoàn thành đúng tiến độ, thậm chí là sớm hơn, với mức chi phí và nguồn lực cho phép, đáp ứng được các yêu cầu của dự án.
Xem thêm: 6 cách để trở thành một nhà quản lý giỏi.
Tìm hiểu quá trình quản lý dự án bắt đầu từ đâu?
Việc xây dựng hệ thống quản lý không chỉ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, mà còn rất cần thiết trong cuộc sống hằng ngày của mỗi cá nhân. Bằng cách xây dựng hệ thống quản lý cho từng công việc hằng ngày, bao gồm cả những việc nhỏ nhất, sẽ đưa bản thân vào nề nếp, đồng thời rèn luyện tính kỷ luật cao.
Vai trò của người quản lý dự án đối với doanh nghiệp
Người quản lý dự án cần làm gì? Vị trí này được xem như cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp hoặc đội ngũ thực hiện dự án của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, khách hàng và doanh nghiệp giao tiếp với nhau thông qua người quản lý, và người quản lý có nhiệm vụ dẫn dắt toàn bộ đội ngũ thực hiện dự án theo đúng tiến độ đã đề ra, với mức rủi ro thấp nhất có thể. Họ có đóng góp không nhỏ vào tổng thể mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Xem thêm: Quản lý là gì? Tổng hợp các thông tin quan trọng về công việc quản lý
Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong một dự án
Ngoài những yếu tố kể trên, người quản lý giỏi còn đảm bảo phân bố và sử dụng nguồn lực hiện có sao cho thật hiệu quả, tiết kiệm. Vậy nên, cần có một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể, có thể áp dụng các thuật toán khác nhau để tính toán phương án tối ưu nhất cho dự án. Có thế mới không lãng phí nguồn lực mà dự án vẫn đạt được kết quả như mong đợi.
Vai trò kế tiếp của người quản lý là đưa ra tiến trình khoa học cho toàn bộ dự án. Như đã đề cập ở trên, mỗi dự án bao gồm rất nhiều hoạt động khác nhau, và không thể thực hiện tất cả hoạt động trong cùng một lúc. Thế nên người quản lý có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng trình tự trong kế hoạch, để có thể đưa dự án hoàn thành trước thời gian dự kiến ban đầu.
Cơ hội nghề nghiệp khi làm việc trong ngành quản lý dự án
Quản lý dự án hiện đang lọt vào “top” các ngành nghề “hot” nhất hiện nay. Chính vì thế ngày càng có nhiều trường học đào tạo chuyên ngành này, các cơ hội việc làm cũng từ đó mở ra nhiều hơn. Xã hội ngày càng đề cao những công việc mang tính sáng tạo, làm việc theo kế hoạch rõ ràng, khoa học nhằm hiện thực hóa các ý tưởng. Vậy nên các bạn sinh viên dù mới ra trường cũng không cần quá lo lắng về vấn đề “học quản lý dự án ra làm gì?”. Chỉ cần nắm vững các kiến thức chuyên ngành, sẽ luôn có rất nhiều công việc với vô vàn vị trí khác nhau mở cửa chào đón bạn, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Chuyên viên quản lý và tổ chức các dự án
- Giám sát các công trình và nghiệm thu
- Chuyên viên quản lý và triển khai dự án
- Chuyên viên tư vấn về việc đầu tư, cách thiết lập các dự án
- Giám đốc dự án
- Chuyên viên cộng tác với các doanh nghiệp có liên quan như kiến trúc, xây dựng,…
- Giảng viên đại học chuyên ngành quản lý dự án
Quản lý dự án là làm gì? Mô tả công việc các ngành
Ngày nay bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có một bộ phận quản lý dự án riêng biệt, đặc biệt là những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng, công nghệ thông tin, ngân hàng, tài chính, viễn thông,… Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp mà công việc của người quản lý cũng sẽ khác nhau đôi chút. Dưới đây là một số ngành nghề tiêu biểu mà Đọc Ngẫm đã tổng hợp, giúp bạn có góc nhìn tổng thể hơn về nhiệm vụ của người quản lý.
Mô tả công việc quản lý dự án ngành xây dựng
Đội ngũ quản lý các dự án thuộc lĩnh vực xây dựng sẽ bao gồm nhiều đầu việc và hạng mục khác nhau, gồm có:
- Chuẩn bị và đảm bảo các điều kiện cần thiết để việc thi công công trình được diễn ra thuận lợi, chẳng hạn như văn phòng, hệ thống điện nước, kho bãi, kiểm kê số lượng và kiểm tra chất lượng vật tư,…
- Kiểm duyệt lại hợp đồng tư vấn thiết kế và bản vẽ.
- Theo dõi các đầu việc đã đề ra trong bản kế hoạch và tiến hành đánh giá.
- Xem xét, trao đổi, đánh giá các nhà thầu để tìm ra nhà thầu uy tín, giá cả hợp lý, chất lượng ổn định.
- Ghi nhận và báo cáo những chậm trễ, sai phạm hoặc sự cố xảy ra trong quá trình thi công và nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục.
- Phát hiện kịp thời và nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình dự án diễn ra.
- Kiểm tra, giám sát vệ sinh và an toàn lao động, chuẩn bị trang phục bảo hộ cho nhân viên thi công, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ,…
Xem thêm: 16 kỹ năng làm nên thành công của nhà quản lý
Các công việc của quản lý dự án ngành xây dựng
Mô tả công việc quản lý dự án ngành công nghệ thông tin
Riêng ngành công nghệ thông tin lại khá đặc thù. Ngoài việc nắm vững các nghiệp vụ về quản lý dự án, người quản lý còn phải có nền tảng về mặt kỹ thuật lập trình khá thành thạo để đưa dự án đi đến thành công. Một số công việc mà người quản lý dự án công nghệ thông tin thường làm có thể kể đến như:
- Phân tích yêu cầu của khách hàng, thiết kế và lên kế hoạch cho hệ thống, chịu trách nhiệm triển khai toàn bộ dự án.
- Đưa ra bản kế hoạch và quản lý tiến độ dự án.
- Quản lý khối lượng công việc của dự án và các vấn đề phát sinh.
- Quản lý các nguồn lực như nguồn lực tài chính, nhân sự, thời gian, công nghệ.
- Trao đổi với khách hàng và các bên liên quan đến dự án.
- Báo cáo tiến độ dự án và các vấn đề nổi trội cho Ban lãnh đạo.
- Quản lý các hồ sơ và tài liệu của dự án.
- Quản lý và đào tạo đội ngũ nhân sự.
Xem thêm: 5 công việc hot nhất ngành CNTT
Quản lý dự án công nghệ thông tin phải có cả kỹ năng mềm và cứng tốt
Mô tả công việc quản lý dự án ngành truyền thông
Mục tiêu lớn nhất mà các dự án ngành truyền thông hướng tới là tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thế nên, người quản lý cho các dự án truyền thông phải có lối tư duy logic, tính sáng tạo cao, nhạy bén trong công việc và khéo léo trong giao tiếp để có thể đảm nhận các công việc chính:
- Phân tích thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh và khách hàng tiềm năng.
- Dự trù ngân sách theo yêu cầu của dự án.
- Kết nối và điều phối các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp.
- Quản lý các nguồn lực chính của dự án.
- Theo dõi, quản lý những hoạt động diễn ra trong suốt dự án và đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng tiến trình đề ra ban đầu.
- Đo lường và đánh giá độ hiệu quả của từng đầu việc, từng chiến dịch, từ đó đưa ra phương án phù hợp để cải tiến.
- Giao tiếp với khách hàng và nhà tài trợ, đưa ra các quyền lợi hấp dẫn để lôi kéo khách hàng về với doanh nghiệp.
- Đào tạo và phổ cập cho nhân viên trong đội ngũ thực hiện những kiến thức liên quan đến dự án.
Xem thêm: Khám phá tất tần tật về vị trí chuyên viên truyền thông nội bộ
Quản lý ngành truyền thông phải dự trù ngân sách cho từng dự án
Mô tả công việc quản lý dự án ngành tài chính – ngân hàng
Không chỉ riêng những công ty về truyền thông, các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng cũng đang cố gắng thu hút khách hàng cho mình bằng các chiến lược và dự án vô cùng hấp dẫn. Để làm được điều đó, người quản lý dự án ngành tài chính – ngân hàng cần phải thực hiện được các công việc kể sau:
- Tìm hiểu và liên tục cập nhật các thông tin về pháp luật, các vấn để nổi trội trong xã hội và xu hướng mới trong ngành ngân hàng.
- Phân tích nhu cầu và tâm lý của khách hàng để đưa ra các chiếc lược nhằm thu hút các khách hàng mới và giữ chân những khách hàng cũ.
- Đốc thúc các nhân viên thực hiện dự án và giám sát các hoạt động của dự án để dự án có thể hoàn thành trong phạm vi thời gian giới hạn.
Xem thêm: Để trở thành người quản lý dự án chuyên nghiệp
Mô tả công việc quản lý dự án ngành tài chính – ngân hàng
Mức lương trung bình của người làm quản lý dự án
Có thể thấy công việc quản lý dự án không hề đơn giản, thậm chí còn đầy thách thức và khác phức tạp đối với những dự án lớn. Vì vậy muốn đứng vững trên con đường này, đòi hỏi phải có đủ kiến thức nền tảng, ngoài ra còn am hiểu về xã hội, kỹ năng sâu rộng và trải nghiệm thực tế nhiều. Đi đôi với những điều kể trên thì mức lương trung bình cho người làm quản lý các dự án cũng không hề nhỏ. Đối với sinh viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm thì mức lương sẽ trong khoảng 6-7 triệu đồng/tháng. Tích lũy càng nhiều kinh nghiệm thì mức lương của bạn cũng sẽ tăng theo, thậm chí có thể lên đến trên 20 triệu đồng/tháng. Riêng đối với kỹ sư chuyên nghiệp sẽ có mức thu nhập 50-60 triệu đồng/tháng.
10 phẩm chất không thể thiếu của người làm quản lý dự án
Một người làm quản lý dự án không chỉ vững vàng về kiến thức chuyên môn, mà còn phải sở hữu những phẩm chất quan trọng dưới đây:
- Có tầm nhìn: Người quản lý giỏi cần có tầm nhìn sâu rộng để nhận biết các vấn đề liên quan đến dự án, và xây dựng tiến trình hoạt động hiệu quả không chỉ cho hiện tại mà còn trong tương lai.
- Giao tiếp tốt: Một người giao tiếp tốt luôn chiếm được thiện cảm của những người xung quanh. Đặc biệt, trong môi trường công sở, kỹ năng giao tiếp với ban lãnh đạo và khách hàng, truyền đạt cho nhân viên là vô cùng cần thiết.
- Tinh thần và trách nhiệm: Người quản lý cũng được xem như một nhà lãnh đạo. Thế nên những hành vi, cách ứng xử của quản lý luôn phải đúng mực, để nhân viên lấy đó làm gương. Quan trọng hơn cần có tinh thần trách nhiệm cao, tận tâm tận tụy vì công việc.
- Nhiệt tình: Một quản lý nhiệt tình, năng động luôn là mơ ước của tất cả nhân viên. Tinh thần của người quản lý sẽ quyết định đến tinh thần làm việc của cả đội nhóm.
- Khả năng đồng cảm: Người quản lý tốt sẽ biết đồng cảm với nhân viên của mình, thấu hiểu cho những trường hợp bất đắc dĩ của nhân viên.
- Năng lực quản lý: Năng lực quản lý sẽ giúp người quản lý có thể dẫn dắt và hướng dẫn đội ngũ nhân viên của mình hoạt động theo đúng tiến trình dự án. Hơn thế nữa, không phải dự án nào cũng diễn ra suôn sẻ. Vậy nên một người có năng lực quản lý tốt sẽ biết cách đưa dự án vượt qua khó khăn và truyền cảm hứng cho cấp dưới của mình.
- Kỹ năng phân bổ công việc: Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và điều phối nhân sự cũng là kỹ năng cần có trong quản lý dự án.
- Chịu được áp lực: Việc phải đưa dự án theo đúng tiến độ đề ra khiến những người quản lý phải chịu không ít áp lực. Vậy nên người quản lý luôn phải giữ tinh thần bình tĩnh để động viên cấp dưới và vượt qua áp lực trong công việc.
- Kỹ năng xây dựng đội nhóm: Người quản lý như sợi dây kết nối các thành viên xa lạ gộp lại thành một đội nhóm. Thế nên người quản lý phải có kỹ năng đưa mọi người đến gần nhau hơn, từ đó mới tạo được tinh thần đoàn kết đồng đội.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Một dự án sẽ luôn gặp phải vô số các vấn đề phát sinh. Cần có giác quan nhạy bén, nắm bắt vấn đề nhanh, có thế người quản lý mới giải quyết vấn đề thật nhanh chóng.
Xem thêm: 9 Cách Để Quản Lý Nhân Viên Có Hiệu Suất Kém
Những phẩm chất không thể thiếu của người làm quản lý dự án
Từ những thông tin mà Đọc Ngẫm cung cấp ở trên, chắc hẳn bạn cũng đã nhận ra được tầm quan trọng của quản lý dự án trong doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ mang lại cho bạn góc nhìn tổng quan hơn về các công việc trong quản lý các dự án.
Để lại một bình luận