Mô tả công việc Admin văn phòng và yêu cầu cần có 2024

Mô tả công việc Admin văn phòng là một phần quan trọng trong hoạt động hàng ngày của một tổ chức. Với vai trò đa nhiệm và đòi hỏi sự tỉ mỉ, họ đảm nhận các nhiệm vụ quản lý hành chính và hỗ trợ cho hoạt động suôn sẻ của môi trường làm việc. Hãy cùng đi sâu vào chi tiết của công việc Admin văn phòng để hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của vị trí này trong tổ chức. Đọc bài viết sau của docngam.com nhé!

1. Nhân viên Admin văn phòng là gì ?

Admin văn phòng, hay còn được biết đến là Quản trị hành chính văn phòng, đảm nhiệm vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và điều phối các hoạt động của các bộ phận trong công ty. Nhiệm vụ của họ không chỉ giới hạn ở việc quản lý mà còn bao gồm xử lý các công việc nội bộ như tiếp khách, cung cấp thiết bị làm việc và quản lý việc mua sắm vật dụng cho văn phòng.

Với vai trò đa nhiệm như vậy, vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của công ty và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả.

Đáng chú ý, ở một số công ty quy mô nhỏ, người đảm nhận vị trí admin còn có thể tham gia vào một số hoạt động của bộ phận Nhân sự như đào tạo ban đầu cho nhân viên về các quy định và quy trình của công ty.

2. Mô tả công việc Admin văn phòng

Sau khi nắm bắt khái niệm tổng quan về vai trò của Admin, chúng ta sẽ tiếp tục khám phá chi tiết hơn về bản mô tả công việc admin văn phòng. Cụ thể, Admin văn phòng sẽ đảm nhiệm những công việc như sau:

• Xác định và lên lịch các cuộc họp, sự kiện trong công ty.
• Quản lý việc đặt mua văn phòng phẩm và các vật tư cần thiết cho từng phòng ban.
• Tổng hợp và chuẩn bị báo cáo chi tiêu hàng tháng, sau đó gửi đến cấp quản lý.
• Tiếp nhận và phân loại thư từ đến công ty.
• Quản lý và bảo quản hồ sơ của nhân viên.
• Xử lý và quản lý hồ sơ của khách hàng.
• Đảm nhận việc lưu trữ và in ấn các tài liệu quan trọng cho các sự kiện, cuộc họp trong công ty.
• Tiếp nhận và chuyển hướng cuộc gọi đến các phòng ban liên quan để giải quyết vấn đề.
• Tổ chức các hoạt động như du lịch, team building, và các sự kiện khác.
• Cập nhật thông tin về nhân viên, chính sách công ty và tiến độ công việc.

Xem thêm: Bản mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ và chi tiết

3. Mức lương nhân viên Admin văn phòng

Sau khi đã hiểu rõ về mô tả công việc admin văn phòng, tiếp theo đây chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về mức lương của nhân viên Admin văn phòng. Dưới đây là mức lương trung bình của nhân viên Admin theo từng vị trí công việc, được tham khảo từ trang web VietnamSalary, có những đặc điểm riêng biệt như sau:

• Sales Admin: Trung bình mức lương là 9,3 triệu/tháng và còn tùy thuộc vào kinh nghiệm làm việc:

• Admin Office Staff: Trung bình mức lương là 8,8 triệu/tháng và còn tùy thuộc vào kinh nghiệm làm việc:

• HR Admin: Trung bình mức lương là khoảng 10,5 triệu/tháng.

Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên hành chính chi tiết nhất 2023

4. Các kỹ năng cần có của Admin văn phòng

Khi tuyển dụng nhân viên Admin, các công ty đặt ra những yêu cầu kỹ năng cần có và phù hợp với mô tả công việc Admin văn phòng như:

• Kỹ năng sử dụng Microsoft Office: Đối với vị trí quản trị hành chính, ứng viên cần có kiến thức vững về các ứng dụng trong Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook,… để thực hiện các nhiệm vụ hành chính, lập báo cáo,…
• Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên Admin đóng vai trò trung gian giữa các phòng ban và cấp lãnh đạo, cũng như giữa công ty và các bên liên quan. Việc đón tiếp khách hàng, xử lý cuộc gọi đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt để đại diện cho công ty một cách chuyên nghiệp.
• Kỹ năng quản lý và giải quyết vấn đề: Quản lý công việc là trách nhiệm hàng ngày của nhân viên Admin. Kỹ năng quản lý và khả năng giải quyết vấn đề trong công việc là rất quan trọng để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
• Kỹ năng tổ chức: Điều quan trọng không chỉ là quản lý công việc mà còn là việc sắp xếp tài liệu, giấy tờ. Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch là yếu tố cần thiết để giải quyết công việc một cách hiệu quả.
• Bảo mật thông tin nội bộ: Nhân viên Admin thường tiếp xúc với thông tin nhạy cảm và quan trọng về chiến lược, khách hàng của công ty. Vì vậy, yêu cầu bảo mật thông tin nội bộ là vô cùng quan trọng và tuyệt đối từ phía nhà tuyển dụng.

Tham khảo các tin đăng việc làm hành chính văn phòng ngay sau đây:

5. Cơ hội thăng tiến của Admin văn phòng

Thăng thiến theo chiều ngang: Thường thì, một nhân viên Admin có thể thay đổi hướng đi nghề nghiệp sang các lĩnh vực như nhân sự, thư ký hoặc trợ lý; đây được coi là sự phát triển theo chiều ngang. Hướng này có vẻ đơn giản hơn bởi vì kinh nghiệm có thể giúp bạn chuyển sang lĩnh vực mới một cách dễ dàng. 

Thăng tiến theo chiều sâu: Trong khi đó, nếu quyết định theo đuổi chiều sâu, bạn có thể phát triển thành vị trí như Trưởng phòng Hành chính hoặc Quản lý văn phòng trong các tổ chức quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, vị trí này không chỉ yêu cầu bạn có kinh nghiệm vững về lĩnh vực hành chính mà còn cần phải am hiểu rộng rãi về các lĩnh vực khác như kế toán, nhân sự, pháp luật để có thể quản lý công việc cũng như hoạt động của các phòng ban liên quan. 

Những kiến thức này không thể thu nạp qua cách tự học sơ sài mà cần phải hiểu rõ và áp dụng thực tế để trở thành một quản lý xuất sắc. Nếu bạn quyết định theo đuổi hướng này, việc tham gia các khóa học chuyên ngành để nâng cao kiến thức và học hỏi từ những người có kinh nghiệm trước đây là điều cần thiết.

Với những mô tả công việc admin văn phòng và các thông tin khác liên quan như mức lương, kỹ năng, cơ hội thăng tiến hy vọng bạn đọc đã có thêm được kiến thức bổ ích. Đừng quên docngam.com là địa chỉ uy tín để bạn tìm kiếm được việc làm phù hợp với mức lương như mong muốn!

Xem thêm:

• Admin Assistant là gì? Yếu tố để trở thành một Admin Assistant chuyên nghiệp
• Kỹ Năng Là Gì? 3 Kỹ Năng Quan Trọng Bạn Cần Phải Biết