Khi công việc đang làm của bạn bị ngắt quãng, bạn hãy bỏ ra vài giây để ghi vào tờ giấy vắn tắt điều bạn đang làm, đang nghĩ hoặc sắp nói. Sau đó bạn hãy tập trung vào yếu tố kết thúc, bạn hãy quay lại xem tờ giấy ghi chép khi nãy, và bạn có thể bắt đầu công việc một cách trơn tru.
Bạn làm việc cả 8 tiếng ở công sở, nhưng ít ai tận dụng được tối đa quỹ thời gian này. Thường thì bạn chỉ chính thức làm việc có hiệu quả trong 4 –5 tiếng là cùng. Bởi công việc của bạn rất dễ bị ngắt quãng vì nhiều yếu tố xung quanh. Người ta tính ra rằng nhân viên làm việc nơi công sở cứ 8 phút lại bị ngắt quãng một lần. Bạn hãy làm theo các phương pháp sau đây để “chung sống hòa bình” với các yếu tố ngoại cảnh làm ngắt quãng công việc của bạn mà không làm hiệu quả công việc bị kém đi.
Có ba cách để tránh những câu chuyện dài dòng nơi công sở.
1.Ngay khi người đồng nghiệp xuất hiện, hãy lịch sự hỏi người đó lý do làm gián đoạn công việc của bạn. Đừng để anh ta (chị ta) bắt đầu câu chuyện dông dài với những phàn nàn về thời tiết, về các chủ đề bàn tán xì xào ở cơ quan.
2.Ghi vào tờ giấy việc bạn đang làm. Quay lại đối tượng làm gián đoạn, xác đnhj rõ lý do việc đó, đưa ra hướng giải quyết của mình, rồi nhanh chóng trở lại với công việc làm dở.
3.Kết thúc lời bình luận bằng câu “Mình rất mừng là việc đó được giải quyết. Bây giờ mình phải làm tiếp bản báo cáo này đã. “Chiều nay phải hoàn thành nó để nộp cho sếp mà”. Sau đó, mỉm cười với kẻ gây gián đoạn công việc và bắt đầu làm tiếp công việc của mình.
Tất nhiên trong quãng thời gian chú tâm vào công việc, bạn cũng muốn thi thoảng tự thưởng cho mình vài phút “riêng tư” để thư giãn. Khi đó bạn vừa kết thúc công việc bạn có thể cho phép mình trả lời điện thoại trong năm phút, thoải mái tiếp chuyện một người bạn đồng nghiệp. Tinh thần bạn sẽ thư thái khi bắt đầu một công việc khác.
Bạn có thể tránh sự gián đoạn bằng cách đi tới phòng họp của cơ quan vào ngày không có cuộc họp và ở lỳ trong đó cả ngày để làm hoặc giải quyết một công việc thật lớn. Sẽ chẳng có ai biết bạn ở đó mà đến gây phiền cho bạn trong lúc đang tập trung tư tưởng cao độ.
Đầu giờ làm việc, bạn đã sắp một danh sách những công việc bạn muốn hoàn thành trong ngày hôm nay. Trong lúc bạn đang bắt tay vào làm thì một người đến gián đoạn công việc của bạn “cướp đi” mất gần nửa tiếng đồng hồ quý giá. Bạn phát hoảng lên vì nguy cơ sẽ không thể hoàn thành “bản danh sách” và đánh dấu những việc cần được ưu tiên làm trước. Như vậy, công việc của bạn không đến nỗi kém hiệu quả.
Nếu bạn muốn điều khiển công việc trong ngày, bạn nên để ra ít nhất :
“Một tiếng tĩnh nặng” chỉ để cho công việc của mình. Trong “một tiếng tĩnh nặng đó” bạn nên:
Không trả lời điện thoại và gọi điện thoại.
Không tiếp khách, không rời khỏi cơ quan để đi gặp ai cả.
Không nói những chuyện không cần thiết hoặc đi lại loanh quanh.
Như vậy trong “Một tiếng tĩnh nặng” đó bạn có thể hoàn thành một công việc cần thiết mà không phải bắt đầu lại nhiều lần. Bạn có thể bắt kịp những sáng kiến, những ý hay. Bạn nên chọn “một tiếng tĩnh lặng” vào thời điểm đầu giờ buổi sáng.
Trong lúc bạn đang làm việc, có người khách đến tìm bạn. Người đó cứ “con cà con kê” mãi không chịu để bạn rời ra. Bạn chỉ còn cách nhấc máy điện thoại lên với lý do có hẹn trước một cú điện thoại quan trọng. Kẻ làm gián đoạn kia chắc chắn sẽ chịu để bạn yên và ra về.
Để lại một bình luận